#4 Cómo seguir y cumplir con las tareas importantes a través de un tablero Kanban

En el artículo anterior aprendimos a identificar las tareas sumamente importantes y que íbamos a programar para realizarlas con el tiempo y  la  dedicación suficiente. Estas tareas son las que nos llevan a conseguir realizar nuestras funciones principales y llegar a los objetivos propuestos.

Pero, ¿ qué podemos hacer para no desviarnos con «el ruido» de las tareas, correos  que van surgiendo?.

La solución pasa por plasmar esas tareas  importantes en un tablero o panel Kanban desglosando el objetivo o meta en pequeñas acciones, programadas en el tiempo, poder hacer un seguimiento y control continuo conociendo la situación en la que se encuentra cada tarea hasta su finalización.

¿Qué es un tablero Kanban?.

«Kanban» es una palabra japonesa que significa «señal visual», por tanto un tablero kanban es la herramienta que ayuda a visualizar cada tarea permitiendo conocer en que situación se haya cada uno de ellas, mostrarlo a los demás (equipo, jefes, clientes), sabiendo además de que plazos dispone.

Un tablero  Kanban  en su definición más técnica, se trata de una herramienta ágil de gestión de proyectos diseñada para ayudar a visualizar el trabajo, limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia.

El tablero consta principalmente de 3  fases muy sencillas:

  1. Por hacer
  2. En proceso
  3. Hecho/Terminado

No obstante para visualizar y detallar mejor el trabajo, estos procesos pueden dividirse en más subsecciones con el fin de mejorar la eficiencia y observar diferentes problemas, retrasos en los procesos.

Con el tablero Kanban debemos evitar comenzar demasiadas cosas a la vez, de tal forma que se puedan abordar hasta su término antes de comenzar una nueva tarea, así como poner límites de tiempo a cada tarea y fechas de finalización.

 

Beneficios de trabajar con Kanban

Uno de los beneficios de plasmar las tareas en un tablero Kanban, es que como  todos conocen la situación de cada proceso nos evitamos reuniones innecesarias para trasladar el estado de situación, dedicando ese tiempo en avanzar en las tareas.

En las reuniones necesarias que haya que celebrar, nos ahorramos tiempo en la preparación  centrándonos en resolver los problemas o «cuellos de botella»  que  surjan.

Otros de los beneficios es que evitamos numerosos informes de situación que cuestan mucho tiempo y son poco útiles.

 

Tipos de tableros Kanban

El tablero más tradicional, es una pizarra blanca donde se dibujan las 3 columnas y subcolumnas para reflejar cada proceso y las  tareas las escribiremos  en post-it (tarjetas) que iremos trasladando por el tablero.

 

Con la mejora y uso de esta metodología han surgido numerosos tableros digitales que permiten trabajar en remoto, desde cualquier dispositivo, además permite realizar muchas otras funciones gracias a la tecnología,  como por ejemplo añadir a cada tarjeta mucha más información: archivos, imágenes, enlaces, alertas etc..

Dashboard automáticos para ofrecer indicadores de cada tarea como: tiempos, personal trabajando en en ese proceso, atascos etc., mostrar la información en modo calendario y muchas otras funcionalidades sin tener que dedicar tiempo analizando y generando informes.

 

Hay muchos softwares/apps en el mercado dependiendo del grado de sofisticación que queramos, aquí te dejo algunos:

  • Con Trello se pueden hacer estos tableros de una forma muy sencilla, es gratuito y muy fácil utilizar.

Tablero Trello

  • También de la empresa Atlassian su producto más potente  para tableros es Jire Software.

  • Otros ejemplos de tablero digital es Kanbanize y Todoist

Aunque también puedes crearte tu propio tablero  en excel o Google Sheet, son menos sofisticado pero igual de útiles, sin tener que utilizar software externo que tu empresa no te deje utilizar por seguridad o por la licencia.

Te muestro un modelo que yo creé y que sigo utilizando con grandes resultados.

 

Si te interesa este tablero indícamelo en los comentarios, déjame tu correo y te lo enviaré. Te prometo no enviarte después nada de publicidad.

Espero que el artículo haya sido de tu interés,  para que estés siempre informado haz click en la ventana de la derecha, en el icono seguir.

Muchas gracias y hasta el próximo artículo.

 

 

 

 

Autor: Carlos Martín de Prado

Mi nombre es Carlos Martín, soy Controller de Negocio, formador en Finanzas, analítica de datos, herramientas Digitales, y otras.

Comparto todo mis conocimientos en este blog.

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3 respuestas

  1. Muy interesante la publicación Carlos.

    Agradecería poder contar con la plantilla.

    Gracias anticipadas,
    Saludos,

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