#1 El correo electrónico: el jefe implacable (primera parte)

Después de disfrutar de unas vacaciones reparadoras en el que has podido o no desconectar  del trabajo, llega el momento de incorporarse al trabajo: largas y estresantes jornadas que en pocos días  consumen toda la energía recuperada durante el periodo estival.  ¿Te suena?, seguro que si porque es lo que le ocurre a la inmensa mayoría.

Y de eso quiero hablarte, como ayudarte en tu organización personal.

En los trabajos cuya herramienta principal es el ordenador u otro sistema digital, existe un  jefe virtual implacable que nos da su bienvenida, el correo electrónico. Al abrirlo después de las vacaciones nos encontramos el buzón lleno, que en 2 o 3 semanas puede  superar los  500 correos, incluso de un día  para otro pueden entrarnos en la bandeja  entre  50  o 100.

Esta situación, lleva a muchas personas a cambiar su hábito de descanso  y prefiere ver todos los correos durante sus vacaciones, días libres o fines de semana. Hay trabajadores por tanto que se convierten en «adictos al trabajo» , miran sus correos y contestan desde sus dispositivos móviles, lo que a la larga genera cuadros de ansiedad, falta de concentración y en su acción de envío hace meter en la rueda a muchos otros .

¿Porqué una herramienta que está diseñada para ayudarnos en nuestra organización y comunicación se convierte en «un jefe déspota».

¿ Porqué esa dependencia y obligación de atender a cada correo si no siempre vienen de tus jefes superiores ni son importantes, sino que todos los usuarios creamos ese monstruo?.

Pero , ¿ cómo  evitarlo cuando no depende sólo de nosotros, sino de cada uno de los emisores?.  Después de llevar años sufriendo y viendo esta situación, tenía claro que algo estamos haciendo mal y tenía que averiguar y adoptar algunas soluciones.

Mi conclusión es que la herramienta en sí no es el problema, sino cómo la utilizamos y cómo nosotros actuamos ante la inmensa cantidad de correos que nos llegan.

En este artículo analizaré los diferentes errores que cometemos con su uso, las reglas que  debemos seguir y cómo debemos gestionarlo, para que se convierta en una herramienta correcta de comunicación y no la herramienta que marque nuestro ritmo y prioridades en el trabajo.

 

Empezando por algunos de los errores más comunes que se comenten al crear los correos  y cómo podemos  gestionarlo:

Error nº 1. Utilizar el correo para preguntar todo tipo de dudas, como si el receptor fuera una especie de asesor online.

 Solución: Es preferible utilizar el chat y/o el teléfono para preguntar las dudas,  y no cargar con correos «basura» . En el caso de que se reciban mucho de estos correos, aprender a no contestar y explicar el porqué.

 

 Error nº 2. Enviar todo tipo de correos por ejemplo para pedir cualquier cosa de poca importancia.

Solución: Antes de enviar un correo pensar si merece la pena pedírselo o si merece la pena hacerlo. Para ello Aplicar la Matriz de Eisenhower.

 

Error nº 3. Informar de todo tipo de cosas, aunque al interlocutor no le afecten directamente.

Solución: Eliminar este tipo de correos, no contestar y si se puede pedir al emisor que no te mande ese tipo de correos.

 

Error nº 4. Justificar un problema o decisión poniendo en copia a los responsables, para exonerarse de cualquier consecuencia o resultado.

Solución: Dejar claro al emisor cuales son sus responsabilidades y si hay algo importante debe al menos comunicarlo en persona  exponiendo todos los datos, ya que sino parece que traslada la responsabilidad del resultado o se quita «el asunto de encima».

 

Error nº 5. Solicitar tareas de forma indiscriminada, con fechas cerradas  sin tener en cuenta la agenda y disponibilidad de las partes.

Solución: Para los temas importantes hay que explicarlo y exponerlo, buscando el consenso. Utilizar el panel Kanban.

 

Error 6. Escribir correos interminables de texto, poco «oxigenados» sin espacios, y sin resumir la parte más importantes y no dejar muy claro lo que se pretende conseguir o comunicar.  ¿Cúal es la llamada a la acción?.

Solución: Los correos deben ser cortos , claros y concisos, exponiendo el tema, el porqué y lo que se pretende a modo resumen. Para desarrollarlo más, mejor acompañarlo de una presentación, manual o agendar «un meet» para explicarlo, buscando unas fechas consensuadas, de compromiso de realización.

 

Error 7. Pensar que con mandar un correo ya he solucionado mi problema y pensar que la tarea solicitada se va a realizar.

Solución: Hay que asegurarse que se ha leído, entendido y además establecer las tareas en un panel para su seguimiento y cumplimiento. Para ello es muy útil usar un Panel Kanban.

Hay que tener en cuenta que cada usuario tiene unas prioridades diferentes, una organización, cada uno lo entiende de una forma distinta según el contexto o su situación.

 

Error 8. Enviar correos fuera del horario de trabajo o en vacaciones.

Solución: Aunque haya necesidad o se quiera dejarlo hecho  y  enviado, se puede utilizar la programación de los correos para que se manden a una hora y fecha  determinada para evitar no molestar al interlocutor fuera de horarios de trabajo y dejar sólo el envío inmediato para temas urgentes que no puedan esperar.

 

Error 9. Enviar correos a multitud de destinatarios para que contesten con copia a todos sobre una asistencia, respuesta etc.

Pedir que contesten más de 10 destinatarios a un correo con copia a todos, origina un encadenamiento de correos,  obligue a la lectura continua de todo el encadenamiento, permaneciendo de forma continua en la bandeja de entrada.

Solución: Utilizar mejor cuestionarios online, o ficheros de consolidación de respuestas para así evitar el encadenamiento de correos y para obtener la información de todos los destinatarios de una forma más ordenada y tabulada.

 

Error 10. Utilizar un correo anterior sobre un asunto diferente, por el mero hecho de reutilizar los destinatarios y ahorrar escribirlos. Esto genera mucha confusión  sobre el asunto real , y mezcla ambos  correos de forma encadenada e impide su búsqueda posterior al no coincidir el tema con el título del asunto

Solución: Crear grupos y listas de correos para poner los destinatarios de una forma rápida, o al menos si se utiliza otro correo anterior, tendrías que tener la precaución de cambiar el asunto del correo para evitar la confusión sobre el contenido.

 

Error 11. Poner en el asunto, un título que no representa claramente el contenido, genera confusión e impide la búsqueda  posterior del correo.

Solución: NO poner el asunto a la ligera, pensar bien que título/asunto representa mejor el contenido porque ayudará a encontrar

el correo en un futuro. Debe contener las palabras claves del contenido del correo.

 

En los próximos artículos os mostraré como utilizar y trabajar algunas de las soluciones antes mencionadas:

Matriz de Eisenhower.

Establecer las tareas en un panel para su seguimiento y cumplimiento: Panel Kanban

Utilizar la programación de los correos para que se manden a una hora y fecha  determinada, y reenvío de un correo automático  cuando estemos de vacaciones y recibamos un correo.

Cuestionarios online o ficheros de consolidación de respuestas

Crear grupos y listas de correos

Crear carpetas por temas y aplicar reglas a los correos más frecuentes para que vayan a dichas carpetas.

Utilizar la simbología del correo para categorizar la urgencia , importancia, prioridad y naturaleza (admiración, estrella, información … ) y muchas otras soluciones.

 

Si este artículo  ha sido de tu interés, por favor indícamelo en los comentarios y prepararé más contenido.

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Autor: Carlos Martín de Prado

Mi nombre es Carlos Martín, soy Controller de Negocio, formador en Finanzas, analítica de datos, herramientas Digitales, y otras.

Comparto todo mis conocimientos en este blog.

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