#3 La matriz de Eisenhower para gestionar el correo

 

¿Qué es la Matriz de Eisenhower y cómo utilizarla para establacer prioridades?

Dwight David Eisenhower

Militar de carrera, estudio en la academia de West Point, destacó siempre por sus grandes capacidades  lo que le llevó a ser general de los EEUU en la segunda guerra Mundial.

La principal acción militar de la carrera de Eisenhower fue la organización y dirección del desembarco de Normandía, destinado a abrir definitivamente un frente occidental hacia el corazón de la Alemania nazi (Operación Overlord, 1944). El éxito de aquella arriesgada y compleja operación de desembarco masivo contribuyó a acelerar el final de la guerra y le proporcionó  prestigio y popularidad.

Eisenhower dirigió la ofensiva final victoriosa contra el Tercer Reich a través de Francia y de la misma Alemania, hasta el encuentro en el río Elba con las tropas de los aliados soviéticos que venían avanzando desde el este (1945). Luego sucedió a Marshall como jefe del Estado Mayor y organizó desde ese cargo la desmovilización del enorme ejército que había combatido en la Segunda Guerra Mundial.

Años después entró en la política y gracias a su popularidad se convirtió en el 34º presidente de los Estados Unidos de América (1953-1961).

Esta es sólo una pequeña biografía de la intensa carrera de Eisenhower, pero lo que nos interesa es conocer su legado, porque Eisenhower siempre destacó por su gran capacidad en la estrategia, en organización y la toma  de decisiones importantes, virtudes tan valiosas como escasas.

¿En que consiste la matriz de prioridades que lleva su nombre?.

La matriz  se divide en 4 caudrantes en la que medimos el grado de importancia y de urgencia de las tareas, correos, proyectos etc.

La Importancia

La importancia de la tarea tiene que ver con los logros/metas que se plantea: ¿Es importante esta tarea para conseguir mi logro/meta? ¿Te hace estar más cerca de lo que realmente quieres conseguir?

La Urgencia

La urgencia tiene que ver con la temporalidad del objetivo y con las consecuencias que acarrea no lograrlo: ¿Es necesario acometer este objetivo ahora? ¿Qué pasaría si no lo hiciera?

Vamos a ver que significa cada cuadrante y como hay que  actuar en cada caso

Importancia Alta y Urgencia Baja.  PLANIFICA.

En este cuadrante se encuentran los objetivos, los correos que sabes que tienes que hacer, pero que no son de una alta urgencia sino que puedes realizarlas más adelante. No son prioritarios, pero debes agendarlos con una fecha/s concreta/s, dejar tiempo suficiente para realizarlo, porque son las que nos ayudan a lograr los objetivos marcados y son tareas de alto valor.

Urgencia Alta e Importancia Alta.  HAZLO YA.

¿Qué pasa cuando algo es importante y es urgente? ¡Que tienes que hacerlo ya!.

Significa que es importante para la realización de tus funciones, y además corres un riesgo si no la realizas a tiempo.

Ahora bien esta urgencia debe ser la que vayan encaminadas a acercarnos a los objetivos, a las metas estratégicas definidas por la organización, pero ¡ojo! no son las que otras personas marquen como urgente e importante porque a ellos les interesa que se hagan lo antes posible, ya que sino nos llevaría a enmarcar todo en este cuadrante.  Es importante por tanto reflexionar y consensuar con los superiores si estas tareas son para la acción inmediata, de lo contrario nos perderemos en un mar de urgencias y esto es muy peligroso.

Importancia baja y urgencia baja. DESCARTAR

En este cuadrante vamos a meter todas las tareas, correos menos importantes y menos urgentes. Son las típicas  que sabes que podrías hacerlas pero que realmente hay cosas más importantes y urgentes que merecen más tu trabajo. Son aquellas que si no se hacen tampoco pasaría nada y son aquellas tareas que se piden porque siempre se hicieron, que perdieron utilidad o que nadie revisa.

También suelen ser las que más nos cuesta decidir no hacer, porque suelen ser acción rápida, pero si lo piensas, son las más numerosas y juntas restan muchísimo tiempo y concentración para hacer las que verdaderamente son de alto valor.

¿No has tenido la sensación que muchos días en el trabajo has realizado un montón de cosas que se pidieron por correo, pero que al finalizar la jornada nos has avanzado en las cosas importantes que debíamos haber realizado primero?. Eso es lo que hay que evitar.

Yo soy partidario de eliminar esas tareas o correos para no desviar mi atención. Si son realmente importantes ya se volverán a  reclamar y a lo mejor serán en ese momento urgentes. NO obstante las puedes dejar también a un lado porque  pueden convertirse en tareas de diferentes cuadrantes con el paso del tiempo, así que vigílalas de vez en cuando o bien delegalas.

Urgencia alta e importancia baja. DELEGA.

Se delegan las tareas que realmente no te acercan a tus metas, pueden ser urgentes pero no importantes. En estos casos debes de encontrar a la persona adecuada,  que sepas que va a realizar el trabajo de la mejor manera posible, formarla y acompañarla al principio hasta que sea autónoma.

 

Esta matriz es tan útil que la puedes utilizar para priorizar proyectos, ideas, objetivos, tareas y por supuesto con todo lo que nos llega por correo.

Una vez hecha la clasificación de los correos en cada cuadrantre, ¿cómo los identifico?, ¿los escribo en un panel?.

Si quieres puedes trasladarlo a  listas o a paneles como Trello donde  organices las tareas/correos en función de cada cuadrícula, de echo el Marketplace de  Google  tiene una extensión para Trello que te asigna automáticamente el correo que deseas al panel Trello que elijas, realmente es super útil si te gusta trabajar con paneles y Trello lo resuelve muy bien.

No obstante hay otra opción más sencilla  sin  trasladarlo a ningún documento, simplemente podemos utilizar las simbología  que  gmail nos ofrece en la Configuración General y que denomina Estrellas y listas.

Como te contaba en mis anteriores  artículos sobre  el uso correcto y una gestión eficaz del correo  , sucede cada día que cuando abrimos la bandeja de entrada nos encontramos un montón de correos nuevos, y para no caer en la mala práctica de atender primero a esos correos en lugar de lo que teníamos programado hacer, mi truco es  hacer una revisión  rápida, fijándome en el emisor, en el asunto  y en algunos casos (sobre todo los que son de nuestro jefe), una lectura rápida del contenido para conocer, la importancia, que prioridad tiene, si sólo es informativo y/o requiere de una acción.

De esta manera lo que estamos haciendo es el ejercicio de enmarcar cada correo en la Matriz de Eisenhower, viendo la urgencia y la prioridad.

 

Para ello primero  es muy importante  tener claro que tipo de categorías quiero establecer para que de un simple vistazo, sin tener que leerlos de nuevo o bien mediante los filtros pueda seleccionar aquellos  que queramos atender al momento, programar su acción/respuesta, archivar o eliminar.

Yo utilizo la siguiente clasificación según la simbología propuesta por gmail:

  • El símbolo de admiración ( ! ) en rojo, para mostrar un tema urgente e importante, que requiere de una acción inmediata durante el día.
  • La ( i )para reflejar que es sólo informativo y que una vez leído podemos archivar para acudir a él en caso necesario.
  • La estrella amarilla para marcar que es un correo importante pero no urgente, de tal forma que programaré su acción.
  • El resto de correos que no son importantes ni urgentes o bien los archivo o los  elimino.

Puedes utilizar otros símbolos si necesitas identificar y priorizar otros correos, esto dependerá de cada persona y del contenido de los mismos, lo que si te puedo decir que utilizar esta clasificación te ayuda a no perder el tiempo continuamente en releerlos, porque ya los tenemos organizados por prioridad y urgencia.

Si quieres saber como trasladar de forma automática los correos a Trello, dímelo en los comentarios y escribiré un artículo explicándolo y si este artículo  ha sido de tu interés, por favor indícamelo en los comentarios y prepararé más contenido.

Y para que estés siempre informado haz click en la ventana de la derecha, en el icono seguir.

Muchas gracias y hasta el próximo artículo.

 

 

 

Autor: Carlos Martín de Prado

Mi nombre es Carlos Martín, soy Controller de Negocio, formador en Finanzas, analítica de datos, herramientas Digitales, y otras.

Comparto todo mis conocimientos en este blog.

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