#2 Trucos y configuración del correo electrónico que te ayudarán a la gestión eficaz

 

En mi anterior artículo: «El correo electrónico: el jefe implacable (primera parte)»

te comentaba varios recursos interesantes a la hora de gestionar tus emails:

  • Utilizar la programación de los correos para que se manden a una hora y fecha  determinada, y reenvío de un correo automático.
  • Utilizar la simbología para categorizar la  importancia, prioridad y la naturaleza de los correos (admiración, estrella, información…).

Vamos a ver como hacer todo esto paso a paso.

Utilizar la programación de los correos y envío de correo automático  como respuesta

En el primer caso dentro de la edición de correo, una vez que ya hemos puesto el o los destinatarios, escrito el asunto y redactado el cuerpo del correo, para proceder a programar  su envío, desplegamos  la flecha del botón de enviar y nos aparecerá la opción «programar envío», aceptamos, y ponemos la fecha y hora que queremos que se envíe de forma automática.

 

Y ya lo tenemos. Muy útil para no molestar a los destinatarios a deshoras o bien para adelantar trabajos y/o presentarlos a una fecha y hora determinada, aunque no estemos delante del ordenador.

 

 

Para enviar un correo de respuesta automática a cualquier correo que nos llegue, por ejemplo cuando queramos avisar que estamos ausentes por vacaciones o por ejemplo que envíe un correo de agradecimiento o confirmación de una  inscripción, lo haremos entrando en:

  1. Configuración a través de la ruleta: Todos los ajustes / Configuración General
  2. Hacemos scroll hasta el final hasta el apartado «Respuesta automática» la activamos ,  la fecha de inicio y la fecha final.
  3. Rellenamos el correo que queremos que se envíe automáticamente y tenemos la opción de seleccionar el que  se envíe sólo a los contactos o a todos los usuarios de los correos que nos lleguen.
  4. No te olvides de GUARDAR los cambios.

 

 

Utilizar la simbología para categorizar la  importancia, prioridad y la naturaleza de los correos

Cuando abrimos el correo electrónico y vemos un montón de correos nuevos, para no caer en la mala práctica de atender primero a esos correos en lugar de lo que teníamos programado hacer, mi truco es  hacer una revisión  rápida, fijándome en el emisor, el asunto (es muy importante que reflejen de manera clara lo que el correo contiene) y en algunos casos sobre todo los que son de nuestro jefe, una lectura rápida del contenido para conocer, la importancia, que prioridad tiene, si sólo es informativo o requiere de una acción.

Este proceso debe ser muy rápido y en base a ese primer análisis utilizar las simbología  que  gmail nos ofrecen en la Configuración General y que denomina Estrellas y listas:

 

 

Para seleccionar los símbolos, tienes que pinchar los que quieres, arrastrando y soltando en «Estrellas en uso»

 

Como siempre digo,  lo primero es hacer aquello importante  que teníamos programado hacer y dejar algunos momentos del día para atender a los correos. Para ello primero  es muy importante  tener claro que tipo de categorías quiero establecer para que de un simple vistazo, sin tener que leerlos de nuevo o bien mediante los filtros pueda seleccionar aquellos  que queramos atender, programar, archivar o eliminar. Yo utilizo la siguiente clasificación según la simbología propuesta por gmail:

  • El símbolo de admiración ( ! ) en rojo, para mostrar un tema urgente e importante, que requiere de una acción inmediata durante el día.
  • La ( i )para reflejar que es sólo informativo y que una vez leído podemos archivar para acudir a él en caso necesario.
  • La estrella amarilla para marcar que es un correo importante pero no urgente, de tal forma que programaré su acción.
  • El símbolo de admiración ( ? ) en el caso que tenga que realizar alguna consulta o preguntar dudas.

El resto o bien los archivo o elimino.

Puedes utilizar otros símbolos si necesitas identificar y priorizar otros correos, esto dependerá de cada persona y del contenido de los mismos, lo que si te puedo decir que utilizar esta clasificación te ayuda a no perder el tiempo continuamente para releerlos y trabajar de una forma más óptima.

 

Si este artículo  ha sido de tu interés, por favor indícamelo en los comentarios y prepararé más contenido.

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Muchas gracias.

 

Autor: Carlos Martín de Prado

Mi nombre es Carlos Martín, soy Controller de Negocio, formador en Finanzas, analítica de datos, herramientas Digitales, y otras.

Comparto todo mis conocimientos en este blog.

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